Har dere spørsmål som gjelder bruk av digital og sosiale medier, eller
bruk av Rotarys profileringsmateriell, kontakt: Irmelin Kårbø. D2310.web@rotary.no
Kommunikasjon, profilering og
promotering – gjennom digitale og sosiale medier
For å hjelpe klubbene har Norfos kommunikasjonskomité utarbeidet
strategidokumenter og maler som klubbene kan bruke som et utgangspunkt i sitt
arbeid med å gjøre Rotary kjent lokalt, og på digitale og sosiale medier.
Det er utviklet en kommunikasjonsstrategi og diverse veiledninger og
maler som klubbene kan bruke slik at vi hever kvaliteten på digital og sosial
kommunikasjon. Dokumentene er lenket opp under her:
- Kommunikasjonsplan 2018-2021
Rotary International er opptatt av at Rotary skal presenteres på samme
måte over hele verden. Det stilles krav til klubbene at de presenterer klubbene
på riktig måte. Det ble derfor, for noen år siden, utviklet nye logoer og
promoteringskampanjer som kan brukes i de digitale og sosiale mediene. Fra
distriktets hjemmesider kan du gå direkte til Rotary International "Brand
Center" http://d2310.rotary.no/no/brand-center (krever
pålogging).
Som en del av «branding kampanjen» ble det laget en "Rotary in
Action-kampanje". På distriktets hjemmesider kan dere hente bildene
direkte. Disse kan brukes på klubbens hjemmesider, på Facebook-sider også i
posteringer, og på Instagram, http://d2310.rotary.no/no/people-of-action-kampanjen.
Bruk ellers bilder fra klubbens aktiviteter på hjemmesiden, men pass på at
bildene presenterer aktiviteter.
Administrator på sidene
Det er viktig å opprettholde kontinuitet i publiseringene både på
hjemmesidene og på sosiale medier. Derfor bør det ikke være bare én person i
klubben som har dette ansvaret.
På Facebook-sidene bør det alltid være minst to administratorer. Det
skyldes at om noe skulle skje med en av administratorene så har den andre full
tilgang til å opprette nye administratorer og også redaktører. På hjemmesidene
kan eks. leder av programkomiteen gis redaktøransvar slik at han/hun kan
publisere klubbmøteprogrammene på egen side og i kalenderen. Det bør altså være
flere, gjerne tre som gis publiseringsrettigheter.
Hvis lokalavisen har en gratis "Det skjer"-spalte kan de
møtene som er åpne for at andre publiseres der. En slik oppgave krever
oppfølging og evt. vedlikehold ved endringer i programposten, så det er greit
at en eller to har ansvar for publisering og oppfølging.
Start med de enkle tingene:
Oppdater hjemmesidene slik at det dere vil formidle
både til medlemmer og andre er lett å identifisere. Det er alltid enklere å
vedlikeholde når ting ligger på ett sted. Samle derfor lik informasjon under
samme meny. Det gjør det enklere for brukerne å finne frem.
Mange klubber har tatt i bruk hjemmesidene og bruker sidene aktivt.
Dessverre er det noen klubber som ikke helt er i mål, eller som ikke helt
klarer å vedlikeholde sidene. Det er synd for på disse sidene kan en fortelle
klubbens historie, informere om organisatoriske ting (styret, komitéledere og
medlemmer), legge ut programmet, presentere aktiviteter og prosjekter som
klubben arbeider med.
Artikler eller sider som publiseres på hjemmesidene kan også publiseres
på Facebook-siden direkte fra hjemmesidene.
Når dere har oppdatert hjemmesidene så husk å formidle lenken til siden
i en e-post til klubbens medlemmer hvor dere forteller dem om hvilken
informasjon som er å finne på sidene. Det kan være lurt å oppfordre medlemmene
til å bruke hjemmesiden i kontakt med potensielle nye medlemmer. Å legge vekt
på å få sidene aktive og i bruk bør være motiverende for de som får oppgaven
med å publisere på sidene.
Klubbene bør ha en åpen Facebook-side hvor innlegg og
arrangementer kan deles til andre enn bare til klubbens medlemmer. En slik side
kan brukes på invitasjoner til arrangementer eller til klubbmøter med
interessante foredragsholdere som flere enn medlemmene kan være interessert i.
Ellers kan det posteres innlegg om klubbens aktiviteter, mv.
Klubben kan selvsagt også ha en lukket Facebook-gruppe for intern
kommunikasjon, men husk at det ikke kan posteres innlegg fra lukkede sider ut
på åpne sider,
Husk:
Det er viktig at dere husker at digitale medier må driftes og brukes.
Jeg vet at det er mye informasjon å forholde seg til på sidene, men som
nevnt, start med det enkle og det nære og la sidene utvikle seg over tid.